Wir kennen alle die Situation, dass es Tätigkeiten im Job-Alltag gibt, die einem eher weniger Spaß machen. Oftmals sind es Dinge, die entweder extrem viel Zeit fressen oder aber in regelmäßigen Abständen den Langeweile-Faktor in die Höhe treiben. Im besten Fall macht man diese Arbeit so schnell wie möglich, ohne wirklich darauf zu achten, ob es nachhaltig und richtig passiert ist. Im schlimmsten Fall schiebt man die Aufgabe vor sich her, weil sie „eh nicht so wichtig ist“. Beide Szenarien sind für den Alltag im Autohaus ein Effizienz- und Motivationskiller. Genau hier hilft die Digitalisierung. Verschiedenste Tools in DMSs, CRMs und Co. haben uns schon jetzt mühselige Aufgaben zumindest einen Schritt weit erleichtert. Manche Tasks sind aber dennoch von Hand zu lösen und fressen Zeit. Genau hier setzt aber die neueste technische Entwicklung der vergangenen Jahre an: die Künstliche Intelligenz.

Nicht alles Gold, was glänzt

Das große Schlagwort KI ist in den vergangenen 3 Jahren kaum noch aus dem Alltag wegzudenken. Alles ist heute mit KI betrieben, mit KI verstärkt oder von KI geprägt. Dabei ist allerdings nicht alles Gold, was glänzt, weiß auch Gerhard Stockinger, seines Zeichens IT- und KI--Experte, der sich bereits seit einigen Jahren nicht nur mit der Handhabung von generativer KI beschäftigt, sondern seinen Fokus auch auf Autohäuser hat, um zu verstehen, wo die KI hier wirklich helfen kann. „Es hilft das beste Programm nichts, wenn es die Leute falsch oder gar nicht nutzen“, weiß der Experte. Denn nicht jede Aufgabe im Betrieb muss zwingend von der KI erledigt werden. „Bei manchen Arbeiten ist der Mensch unumgänglich. Nicht nur aus Qualitätsgründen, sondern auch, weil manches einfach den Rahmen der KI sprengen würde, oder aber genau das Gegenteil passiert und das Anlernen eines KI-Tools mehr Zeit aufwenden würde, als die Aufgabe es brauchen würde“, erklärt Stockinger und meint, es sei zu Beginn immer schlau, zunächst einmal einfache Aufgaben von einer generativen KI-Lösung bearbeiten zu lassen, denn „das spart meist auch schon enorm viel Zeit ein und gibt dem Mitarbeiter einen gewissen Motivationsschub“.

Stockinger will aber nicht vermitteln, dass die KI nur eine Modeerscheinung ist. Die Wichtigkeit dieser technischen Errungenschaft ist ihm bewusst: „Man kann die Tragweite der KI in etwa mit der Alphabetisierung gleichsetzen. Das ist eine einschneidende Änderung unserer Gesellschaft. Und wer sich jetzt schon damit beschäftigt, hat die Chance, einen wirklichen Nutzen daraus zu ziehen.“

Hilfe aus digitaler Hand

Um nun Prozesse zu vereinfachen, leidige Arbeiten besser oder schneller zu erledigen und damit die Effizienz und in weiterer Folge die Erträge im Haus zu steigern, empfiehlt Stockinger, sich zunächst Hilfe ins Haus zu holen: „Wenn sich jemand damit beschäftigen will, dann macht es Sinn, einen KI-Experten an Bord zu holen, der nicht nur mit ChatGPT umgehen kann, sondern auch Prozesse im Autohaus versteht. So kann man tatsächlich einen Mehrwert aus einer möglichen erweiterten Digitalisierung ziehen.“

Und die Aufgaben, die die KI schon jetzt erledigen kann, sind gravierend und noch dazu einfach aufzusetzen. Stockinger gibt gleich zwei Beispiele aus dem Autohaus-Alltag: „Der KI-Bot kann zum Beispiel E-Mails, die reinkommen, automatisiert scannen und entsprechend darauf reagieren. Das beginnt bei der simplen Verteilung der Mails an die richtigen Empfänger wie Geschäftsführung, Vertrieb, Marketing oder Administration und hört in Wahrheit da auf, wo man will, dass es endet.“ Denn die KI kann dabei schon jetzt auch automatisierte Antworten geben, wenn ein Kunde zum Beispiel nach einer Terminbuchung fragt oder eine Preisauskunft möchte. „Doch auch hier bin ich ein Freund, des Human-in-the-Loop-Prinzips. Also, dass ein Mensch die letzte Entscheidung hat, was rausgeht“, so Stockinger. Ein weiterer Anwendungsfall wäre ein Telefon-Bot. Auch hier kann die Tätigkeit vom Verteilen der Anrufe an die richtigen Gesprächspartner bis hin zur Beantwortung von Fragen gehen. „Der Bot könnte einem Anrufer zum Beispiel beantworten, ob das Auto in der Werkstatt schon fertig ist, wie die Öffnungszeiten sind oder wann der Betrieb zum Beispiel im Urlaub ist.“

Das Gute an beiden Lösungen: Zumindest für einfache Aufgaben sind diese Bots innerhalb weniger Stunden aufgesetzt. Etwas komplexer wird es beim „Operator“. Quasi ein digitaler Mitarbeiter, der den PC so bedient, wie es ein echter Mitarbeiter tun würde, so Stockinger: „Er kann Programme, die Maus und die Tastatur verwenden. Er kann zum Beispiel selbstständig nach bestimmten Daten suchen oder aber auch Stammdaten ergänzen.“ Einen praktischen Anwendungsfall hat Stockinger selbst bereits in einem Betrieb installiert: „Der Operator scannt einmal pro Tag, meistens in der Nacht, welche Autos in den kommenden 2 Wochen im Betrieb sind und ob es etwaige Rückholaktionen oder sonstige Tätigkeiten gibt, die man im Zuge dessen gleich machen sollte. Das ist Ertragssteigerung in seiner reinsten Form. Denn so kann man den Kunden informieren und macht mit einem Werkstattbesuch gleich mehr Arbeiten als ursprünglich geplant. Das macht den Kunden glücklich, weil er nicht nochmal kommen muss, und das Autohaus erzielt mehr Erträge.“ 

Tipps zum start

• Wenn Sie sich mit KI beschäftigen wollen, holen Sie sich einen Experten ins Boot, der nicht nur die KI versteht, sondern auch Prozesse im Autohaus.
• Starten Sie mit einfachen Aufgaben, die Ihnen aber sonst viel Zeit kosten. Damit werden Sie schnell gute Ergebnisse erzielen und es vermeidet Frust, wenn etwas mal nicht funktioniert.
• Die KI ist kein Allheilmittel. Manche Prozesse brauchen den Menschen oder aber andere technische Tools, um sie zu erleichtern.